Sopravvivere al lavoro da remoto: prova 7 consigli.

Lo Smart Working e, in particolare, il lavoro da remoto, hanno subìto un’accelerazione senza precedenti. L’articolo ha l’intento di supportare con alcuni spunti e buone pratiche chi si trova a dover ripensare le proprie giornate lavorative costruendosi una nuova “routine”.
L’emergenza sanitaria del Coronavirus sta cambiando il mondo del lavoro e la sua organizzazione, forse per sempre, soprattutto nelle organizzazioni che fino ad oggi sono state poco propense all’adozione di forme di lavoro più flessibile, si sta, quindi, verificando un’accelerazione di queste metodologie senza precedenti.
Per supportarli e accompagnarli in questo momento di sfida e cambiamento, vogliamo condividere dei consigli utili per gestire al meglio e nel modo più corretto il lavoro da remoto.

1. OBIETTIVI & ASPETTATIVE

   Chiarire con le parti interessate gli obiettivi e le aspettative nel breve termine, per pianificare le attività e definire le scadenze, mantenendo il focus sulle priorità. Ricordati di non controllare il singolo task, ma valuta il risultato complessivo del lavoro.

2. COMUNICAZIONE & COLLABORAZIONE

   Rendersi disponibile sugli strumenti digitali, scegliendo i tool di comunicazione più adeguati (mail, telefono, Skype, …).

3. SICUREZZA

   Scegliersi una postazione di lavoro che possa garantire la sicurezza fisica, che garantisca la riservatezza e la confidenzialità delle informazioni aziendali .

4. “ROUTINE” LAVORATIVA

   Definire una “routine”  che scandisca l’inizio e la fine della giornata lavorativa. Ricordati che i momenti di pausa per recuperare energie e di socialità, sono importati.
   Organizza degli incontri con i tuoi colleghi anche in modo virtuale (es. “caffè virtuali”); in questo modo si favorirà l’interazione positiva e si creerà coesione e senso di appartenenza.

5. GESTIONE DEL TEMPO

   Gestisci il tuo tempo con attenzione, evitando distrazioni extra lavorative che potrebbero creare troppa dispersione nelle attività lavorative e il conseguente allungamento dei tempi di lavoro. Di seguito ti verranno illustrati  quattro strumenti utili per organizzare il tempo in modo più semplice ed efficace:

   • la tecnica del pomodoro: la giornata lavorativa può sembrare lunga, quindi probabilmente sei caduto nella trappola di sentirti come se avessi una quantità infinita di tempo per portare a termine le cose.
     Non c’è sempre un innato senso di urgenza, il che significa che non ti avvicini alla tua lista di compiti con molto vigore. Prendi un’altra tazza di caffè, controlla i tuoi account sui social media e chatti con un collega, prima di rendersi conto che la mattinata è quasi finita e non hai spuntato quasi nulla dalla tua lista.
     Entra in gioco la tecnica del pomodoro. Divide la tua giornata lavorativa in parti più piccole e più gestibili con pause più brevi nel mezzo.
     Imposterai un timer per 25 minuti e rimarrai concentrato sul tuo lavoro per quel periodo di tempo. Quando il timer si spegne, concediti una pausa di cinque minuti. Ripeti quattro volte. Dopo aver completato quattro pomodorini pieni, concediti una pausa più lunga di 20-30 minuti.
     Rende la giornata molto più fattibile, perché puoi fare quasi tutto per 25 minuti. Le pause integrate ti aiuteranno effettivamente a mantenere la motivazione e la concentrazione per l’intera giornata lavorativa;
   • la regola del tre: è rivolto a quelle persone che iniziano la giornata creando una lunga lista di cose da fare. Il 41% degli elementi della lista di cose da fare secondo quanto riferito non viene mai completato.
     Avere una lista di cose da fare troppo lunga non è solo travolgente da guardare, ma ostacola anche la produttività. Con così tanti elementi tra cui scegliere, si perde tempo solo cercando di capire da dove iniziare.
     La regola del tre, afferma che la lista di cose da fare non dovrebbe contenere più di tre elementi.
     È importante concentrarsi sui risultati, piuttosto che sui compiti. Questo ti manterrà concentrato sulle cose più significative che si vogliono realizzare in un giorno, piuttosto che essere distratto da altri fuochi e richieste inaspettate.
     All’inizio della giornata lavorativa, identifica tre risultati da ottenere, ad esempio, dovresti concludere la giornata con le seguenti cose in mano (o, sai, sul tuo computer):
     – presentazione progetto finito;
     – ricerca sui punti vendita Italia;
     – rendicontazione.
   • mangiare la rana: Mark Twain disse: “Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino”. Questo è un concetto che ha rilevanza nel gestire ed organizzare il tempo e le attività. Non si tratta letteralmente di mangiare una rana. È un termine usato per incoraggiare ad affrontare per prime le cose da fare più temute. Questo metodo aiuta a stroncare la tendenza a procrastinare, fallo prima, toglilo di mezzo eliminandolo così dai pensieri;
   • timeboxing: è un modo per instillare un senso di urgenza, evitando così di procrastinare e fare effettivamente dei progressi nei tuoi compiti. Inizierai scegliendo una finestra di tempo impostata (chiamata timebox) che utilizzerai per lavorare su una cosa da fare scelta. Ad esempio, forse dirai che trascorrerai i prossimi 15 minuti a pulire la scrivania. Quando il tempo è scaduto passi alla prossima attività, anche nel caso in cui il compito non sia finito. Anche se può sembrare un po’ controintuitivo al modo in cui potresti essere abituato a lavorare, è ottimo per aumentare la tua concentrazione e rendere i grandi progetti meno scoraggianti, perché stai misurando in base a un impegno di tempo, piuttosto che a un risultato.

6. STRUMENTI DIGITALI

   Sperimenta diversi strumenti digitali per evitare perdite di tempo. Di seguito verranno illustrati tre strumenti che potranno aiutarti a tirare fuori il massimo dal tuo tempo ed eliminare gli sprechi:

   1. Toggle Track: Permette di tracciare il tempo dedicato ad ogni task, dividendolo per Task, Progetto e Cliente, consegnando un report completo della settimana. Puoi attivare la registrazione delle attività, che terrà traccia di tutto ciò che fai al pc. È ottimo per capire quali attività occupano la maggior parte del tuo tempo senza il tuo controllo quando stai lavorando;
   2. Google Drive: permette di archiviare i tuoi documenti, condividerli e modificarli in tempo reale, e mantiene anche un registro delle versioni. Lavorare su Drive invece che avere i documenti in locale, permette di poter fare qualunque intervento da qualunque dispositivo, ovunque ti trovi;
   3. Usage Time: è un’app per smartphone che una volta installata inizia a tenere traccia di tutto ciò che si fa con il telefono: le volte in cui viene sbloccato, le ore di utilizzo, il tempo dedicato ad ogni singola app. Inoltre, permette di dare dei tempi limite all’uso delle app, ad esempio, dare un limite di mezz’ora ad una app.

7. DISPONIBILITÀ

   Ricordati che la tua disponibilità e quella delle persone che lavorano con te non è di H24.

Questi sono alcuni accorgimenti per lavorare e collaborare a distanza; questo è un processo che richiederà tempo e impegno, giorno dopo giorno, riuscirete a definire le modalità più adatte.

Se vuoi conoscere e candidarti alle ultime offerte di lavoro presenti su www.brainatwork.it registrati.

Scopri tutte le novità relative ai nostri eventi di recruiting, seguici su Facebook, Instagram e LinkedIn e iscriviti alla nostra newsletter sul sito www.brainatwork.it.